UPC, la tecnología como base para la competitividad
Entrevista a José Luis Barredo, UPC.
Por: Eiko Kawamura

La introducción de las tecnologías de la información pueden aplicarse a cualquier esfera del trabajo. La enseñanza y las labores administrativas son dos de ellas. En este sentido, la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC) desarrolla nuevos modos de interacción entre el servicio que brinda y la forma como el usario final recibe la información académica que requiere. Asimismo, facilita las labores administrativas mediante sistemas informáticos desarrollados para evitar la congestión de los espacios físicos y facilitar los tiempos de respuesta ante las demandas de sus clientes.

El ingeniero José Luis Barredo, Jefe del Área de Sistemas de la UPC, sostiene que la introducción de nuevas tecnologías facilita las labores tanto del personal administrativo y académico, así como de los alumnos en general. Esta situación hace que las labores comunes en cualquiera de las áreas involucradas se reorienten hacia el uso de las tecnologías y empiecen a emplearlas en sus labores diarias.

¿Qué funciones facilita la introducción de las tecnologías de la información en una universidad como la UPC?

En la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas estamos dándole un impulso fuerte a las Tecnologías de la Información como complemento de la enseñanza y como apoyo a las tareas de producción y administración. En este sentido, la implementación de los servicios como trámites por Internet facilitan la eliminación del papel, de las colas, los pagos por derechos y los cargos a las pensiones en las boletas. Todo a través de Internet, eliminando así la necesidad del alumno de acercarse al counter de Secretaría Académica o hacer colas en biblioteca o en caja.

¿Esta situación no elimina puestos de trabajo o crea nuevos empleos?

Al descongestionar las colas en los counter de Secretaría Académica y Caja, el personal puede ser gradualmente reorientado a desarrollar otras funciones de mayor valor agregado o mejorar la calidad del servicio en las existentes. Se crean nuevos puestos de trabajo como la administración de los sitios Web, Foros y atención de los buzones electrónicos de sugerencias y reclamos, que requieren del apoyo organizacional y funcional de la institución.

¿Sobre qué base o indicadores desarrollan sus sistemas?

Nos apoyamos en el área de calidad educativa que trabaja con los alumnos y delegados, efectúan encuestas y nos ofrecen los resultados de tal manera que podamos trabajar. También se han organizado focus groups con grupos de alumnos. Dependiendo de la materia de la que estamos hablando, puede tratarse de los delegados, o un grupo de alumnos de los ciclos más altos o un grupo de los mejores alumnos de una promoción para recoger su opinión. Además, siempre existe el buzón de sugerencias que se usa con bastante frecuencia.

¿Qué tipo de desarrollo se ha implementado para el área administrativa?

En el sector administrativo hemos implementado un sistema de información integrado del mercado que da solución a todo lo que son aplicativos de contabilidad, tesorería, cuentas por pagar, recursos humanos, presupuestos, planillas, logística, activo fijo, control presupuestal, mantenimiento de servicios y workflow. Es un desarrollo peruano, hecho por peruanos.

¿Tienen desarrollada alguna aplicación tecnológica para el área académica?

Sí. Tenemos una Intranet, Sócrates, que brinda servicio a cuatro estamentos, a los estudiantes, a los profesores, a los directores de carrera (con opciones más ricas porque hacen más estudios, proyecciones, y análisis) y también por supuesto al área de secretaría académica y administrativa.

¿Qué innovaciones tiene la Intranet?

En estos momentos nos encontramos trabajando en la que sería la Intranet académica propiamente dicha, que es la que va a guardar el contenido de todos los cursos, material de apoyo para la enseñanza, videoconferencias, etc. También, en lo que se refiere a apoyo a la enseñanza, hemos establecido un canal propio privado para que nuestros alumnos puedan acceder a los servicios de la universidad y a Internet desde sus domicilios, desde sus trabajos o de cualquier otro lugar.

¿La Intranet fue un desarrollo propio?

En el área académica no encontramos en el mercado un producto que pudiera satisfacer las demandas de nuestros clientes, y optamos por desarrollarlo nosotros mismos. Fue realmente un cambio radical, porque había toda una curva de aprendizaje que vencer, preparar al personal, adquirir experiencia y convertir todos los sistemas existentes mejorándolos. Así, hemos desarrollado la Intranet Universitaria, que es una herramienta superpoderosa, una de la más competitivas hasta el momento.

¿Cuánto tiempo puede llevar el desarrollo de un sistema como Sócrates?

El tiempo de la implementación del proyecto Sócrates fue titánico, porque prácticamente convertía todo lo que la universidad había desarrollado en cinco años y la implementación fue realizada en 18 meses. Sin embargo, una vez realizada, las implantaciones posteriores son mucho más rápidas. Por ejemplo, en Cibertec se realizó en 27 días.

¿Cuántas personas se benefician con el uso de estas nuevas tecnologías?

Tenemos una población de 5 000 alumnos, entre lo que es pre-grado, Cibertec y Escuela de Empresa. Y alrededor de 700 profesores entre los de tiempo completo y parcial, y de 350 a 400 empleados administrativos. La receptividad ha sido abrumadora, sobre todo por parte de los alumnos. Tenemos alrededor de 60 000 transacciones de Sócrates (Intranet) por mes, lo cual es un récord que no se había conseguido anteriormente. Tenemos 200 000 visitas mensuales al correo por parte de alumnos y, en lo que se refiere a profesores, todo lo que es consulta de notas, encuestas y asistencia de alumnos, son las transacciones preferidas y mayormente aceptadas.

¿A cuántas personas involucra el desarrollo de estos sistemas?

En el área de sistemas trabajan actualmente 43 personas, 13 en el área de desarrollo, 7 en servicio al cliente, 4 en el área de cómputo y el resto en el área de soporte. De estas 43 personas tenemos dos técnicos en electrónica, computación e informática, un ingeniero industrial, ingenieros electrónicos, y varios ingenieros de sistemas.

¿Han tenido algún problema con la capacitación de los usuarios para el uso de las tecnologías implementadas?

Nuestros desarrollos son creados para ser utilizados en cualquier parte del mundo y por lo tanto no tenemos la capacidad de instruir siempre a las personas que lo van a utilizar, por eso la aplicación debe ser super amigable. Hemos tenido sesiones de capacitación para profesores y directores de carrera, que son probablemente los que tienen pantallas más sofisticadas por los análisis y consultas que realizan. En ese sentido existen profesores que necesitan un poco más de apoyo para poder vencer el cambio y adaptarse a este sistema nuevo, sobre todo porque la UPC ha dado un salto bastante grande desde su sistema anterior, aproximadamente 10 años de tecnología diferente.

¿Cuál es la metodología que utilizan para el desarrollo de un sistema?

Tenemos toda una metodología que introduce la participación, primero, de los más altos ejecutivos de la universidad, que delegan en sus directores la definición de todos los requerimientos funcionales. Luego, la dirección de sistemas trabaja estableciendo los diseños técnicos que implementen esa solución. Posteriormente pasan a su verificación y aprobación. Entonces empieza la tarea de programación y después se hace una certificación donde participan tanto los operativos, funcionarios y gerentes de las áreas académicas como de las áreas de contabilidad, finanzas, administración, dependiendo cuál sea el sistema a implementar. Prácticamente es un proyecto que mueve todos los engranajes de la universidad. Además, ésta tiene una estructura orgánica moderna que le permite manejar procesos transversales a través de las áreas.